人事制度づくりでよく聞かれる4つの質問に答えます 

UP Forwardでは、成長企業を中心に、人事制度の設計から運用・定着まで支援しています。

その中で、経営者や人事の方からよくご相談いただくのが、「人事制度をつくっても、現場に浸透しない」「会社らしさを残しながら、どう制度をアップデートすればいいのか」「経営陣の意見が揃っていないときは、どうすればいいのか」といったことです。

人事制度は、仕組みだけを整えればうまくいくものではありません。実際に支援に入っていると、制度をつくる前の「会社として何を大切にするのか」という擦り合わせや、現場を巻き込んでいくプロセスこそ重要だと感じます。

今回は、普段よく聞かれる4つの質問をもとに、私が人事制度づくりで大切にしていることをご紹介します。

Q1. 立派な人事制度をつくっても、現場に浸透しないことがあります。現場を巻き込むために、大切にしていることは？

制度そのものは人事や経営陣と一緒につくり込んでいきますが、その過程で、現場のマネージャーやキーパーソンの意見を聞くことをとても大切にしています。
最初のインタビューだけでなく、制度設計のステップごとにヒアリングを行い、「現場ではどう感じるか」「実際に運用するとしたらどうか」という声を拾いながら、制度に反映していきます。
重要なポイントは、人事だけでつくった制度を使ってもらうのではなく、みんなでつくり、みんなで運用していく制度にすることです。
自分たちの意見を聞いてもらえた、自分たちも制度づくりに関わったと感じてもらえる進め方を大事にしています。このプロセスがあるだけでも、制度への向き合い方は変わります。
また、制度をリリースする前には、一般社員への展開に先立って管理職向けの研修も行います。制度の内容だけを説明するのではなく、「なぜこの制度を導入するのか」「どのようにメンバーと向き合ってほしいのか」まで理解してもらった上で、現場へ展開していくことを大切にしています。

Q2. 会社らしさを壊さず、時代や規模に合わせて制度をアップデートするために、一番気を配っていることは？

まず、その会社が何を大切にしているのかをきちんと言語化し、経営陣の皆さんと擦り合わせることです。
ただ、「どんな会社にしたいですか？」と聞くだけでは、なかなか具体的な答えが出てこないこともあります。そこで、例えば「長期的に社員を育てていきたいのか、それとも人材の流動性を重視するのか」といった両極にある考え方を左右に置いて、5段階で点数をつけるアンケート形式のアプローチも行います。一つひとつのテーマについて選択していくと、その会社が大切にしている考え方が少しずつ見えてきます。
制度から考えるのではなく、まず会社として大切にしたいことを整理・言語化し、それを制度に落とし込んでいく。ここは、とても重要だと考えています。

Q3. 多くの現場に深く入ってきた中で、一番大変なのはどんな場面ですか？

一番難しいのは、最初のコンセプト設計です。

人事制度というと、等級や評価項目、報酬など具体的な仕組みに目が向きやすいのですが、その前に「この会社はどのような組織をつくりたいのか」を理解した上でコンセプトを決める必要があります。人事制度のコンセプトは、事業の方向性にも直結します。

支援に入ってみると、そもそも事業や組織を今後どうしていきたいのかについて、経営陣の中でも認識が完全には一致していないことがあります。その状態で制度だけをつくろうとしても、途中で必ずズレが出てきます。そういう場合は、通常のミーティングだけではなく、必要に応じて合宿のような形でまとまった時間を取りながら、一つひとつ考え方を擦り合わせていきます。そこでコンセプトを固めてから、ようやく具体的な制度設計へ進みます。

遠回りに見えるかもしれませんが、結果としてその方が制度を実行に移しやすくなります。

Q4. 経営トップ層の間に認識のズレがあると気づいたとき、どのように向き合い、アプローチしますか？

まず大前提として、経営陣の意見がずれていること自体は、悪いことではないと思っています。ただ、経営トップの中で認識がずれているときは、おそらく現場もそのズレを感じています。
だから、まず「今、ここに認識の違いがありますよね」という事実をきちんと認識するところから始めます。その上で、それぞれが何を考えているのかを整理し、会社としてどの方向へ進むのかを擦り合わせていきます。
もちろん、最終的な意思決定をするのは社長です。それぞれの考えを整理し、必要な論点を出しながら、最終的に経営として意思決定できる状態まで合意形成を進めていくことを大切にしています。 

制度をつくる前に、組織について話す

今回の4つの質問に共通しているのは、人事制度を考えるときに「制度そのもの」だけを見ないということです。

完成した制度を現場に説明するのではなく、つくるプロセスそのものから現場を巻き込んでいく。「自分たちの声も入っている」と感じてもらうことが、制度への納得感や、その後の運用にもつながっていくと考えています。

また、会社が成長すれば、人数も役割も働き方も変わります。制度はその変化に合わせてアップデートしていく必要がありますが、「制度をどう直すか」から入るのではなく、そもそも自分たちはどんな組織でありたいのかに立ち返ることが大切です。

現場では何が起きているのか。社員はどう感じているのか。経営陣はどんな会社をつくりたいのか。その認識は本当に揃っているのか。こうした部分を一つひとつ紐解いた先に、ようやく制度があります。
だからこそ私たちは、制度を完成させることではなく、実際に運用され、組織が前へ動き始めるところまでを大切にしています。

人事制度の見直しを考えているけれど、何から手をつけたらいいのかわからない。
制度をつくったものの、現場への浸透や運用に課題を感じている。
そんなときは、制度だけではなく、一度「自分たちはどんな会社・組織をつくりたいのか」から考えてみると、次に進むためのヒントが見えてくるかもしれません。

今回も最後までご一読いただき、誠にありがとうございました。